Quando pensamos em produzir um evento, o primeiro passo é pensar no formato que ele terá, mas para definir isso é necessário saber qual o objetivo do evento e quais os recursos que teremos disponíveis para essa produção.
São várias as opções de formatos para um evento corporativo: palestras, congressos, seminários, webinars, entre outros.

Tenha objetivos claros

Antes de tudo, tenha em mente qual o objetivo e o público do evento.
Se a ideia é lançar um novo produto, invista em material informativo de qualidade, em um ambiente que possibilite a interação desse público com a empresa e em uma estratégia eficiente de entretenimento informativo.
Já se a proposta for melhorar o relacionamento da empresa com seus parceiros, aproveite o momento para levar aos colaboradores externos o maior número possível de informações sobre o seu negócio, mostrando a eles os benefícios reais de atuarem nesta empresa.
O evento pode ser também um momento perfeito para reunir os funcionários de uma empresa e promover um treinamento interativo. Para isso, crie um clima aconchegante de descontração e aproveite para motivá-los e fazê-los participar. Quem sabe um desafio de metas com uma recompensa especial? Aproveite para divulgar as ações internas da empresa!
Objetivo e público definidos: é hora de começar a pensar nos detalhes!

Alie boas ideias ao seu orçamento

Agora que você já sabe qual será o público do seu evento, é possível mensurar o número de participantes e a partir daí definir o orçamento. Se a verba destinada for uma quantia pequena, procure definir os fornecedores o quanto antes, isso resultará em preços menores e prazos maiores para os pagamentos.
Tenha em mente que um evento de grande porte está diretamente associado a um investimento compatível. Considere que precisará de verba para coisas que vão desde a locação do espaço até para os brindes, que devem ser decididos de acordo com o tema e verba.
Uma ideia que vem ganhando popularidade nos eventos corporativos são as experiências imersivas. Neste caso, a empresa proporciona ao seu público um contato mais próximo com o produto ou procedimento empresarial, até mesmo com a própria organização do evento. Enquetes online para propor temáticas aos funcionários pode ser uma boa estratégia.

Planejamento: do básico aos detalhes

Comece a planejar com antecedência. Definir o local de acordo com a proposta do evento é o primeiro passo. Feito isso, é hora de entrar em contato com fornecedores como buffet, locadores de equipamentos de imagem e som, estandes (se houver), mobiliário e equipe de cerimonial, se não houver dentro da empresa uma equipe experiente para tal.
Não se esqueça de levantar toda a documentação necessária para o evento. Saiba se irá precisar de algum tipo de licença, seguro ou alvará e providencie o quanto antes. Também é importante conhecer o trabalho e a integridade dos serviços que você está contratando, afinal, tudo o que você pediu deve estar no espaço do evento no dia e hora marcados.
Tenha uma equipe preparada para atender o público de forma coerente com a proposta do evento. Faça um treinamento com a equipe, para que ela possa realmente ser útil aos convidados. Pessoas preparadas para informar e orientar são essenciais! Crie também uma equipe de apoio para palco, assim caso os palestrantes e mestres de cerimônia precisem de alguma ajuda no evento, eles estarão de prontidão. Planeje também com cuidado o check-in e o credenciamento para que no dia do evento dê tudo certo.

Divulgação

Use e abuse das ferramentas online de divulgação e promoção: além de práticas, elas garantem um acesso mais simples às informações como data, endereço e mapa de acesso, temática do evento, credenciais, entre outros. Encontre comunidades online que ressoam com os interesses do seu público. Outras ferramentas que você pode utilizar são:

• E-mail marketing segmentado: envie um convite para todos os contatos que você tem dentro da sua indústria. E-mail marketing funciona muito bem e NÃO é ultrapassado.
• Facebook Ads: encontre pessoas possivelmente interessadas em assuntos relacionados ao seu evento e promova um artigo para elas.
• Google Adwords: anuncie para as pessoas que estão buscando por informações relacionadas ao seu evento.
• Conteúdo/SEO: crie um blog do seu evento, envie artigos como autor convidado para outros blogs e, assim, atraia seu público alvo. Este conteúdo será indexado pelos buscadores e gerará mais tráfego para você.

Sempre lembrando que as alternativas de divulgação também irão depender do seu público-alvo e orçamento.

É hoje!

Elabore sempre um check-list para esse momento e tenha ele em mãos durante todo o dia.
Para que tudo ocorra bem, alguns pontos devem ser checados. Certifique-se de que equipe entendeu as recomendações e estão à postos para receber o seu público. Verifique também que todos os equipamentos estão funcionando corretamente e que o necessário para o check-in está ok.

Diquinha: aquele kit de boas-vindas é sempre bem-vindo e causa uma excelente impressão. Boa sorte!

Pós-evento

O evento acabou, agora podemos descansar? Nada disso!
Após seu evento corporativo, você deve analisar se tudo ocorreu segundo o esperado. Faça uma pesquisa com os participantes para saber qual a opinião deles. Levante os pontos positivos e negativos da ação e já se prepare para o próximo. Chamamos isso de “lições aprendidas”!